人気がある職業といえば「事務職」です。一般的な会社であれば、ほぼ事務職の採用枠があります。そのためさまざまな業界の事務作業に特化した事務職がいます。それほど事務職は多岐にわたっている職業です。では、どんな種類の事務職があるのでしょうか。今回は、事務職の業界別の種類について詳しくご紹介します。
事務職はどんな仕事？
そもそも事務職とはどんな仕事なのでしょうか。こちらでは事務職とはどんな仕事なのかについて詳しくご紹介します。
事務職とは何か？
事務職とは、バックオフィスサービス職です。簡単にいうと、営業職・工場作業職・管理職・経営職・総務職など、彼らが業務に専念できるように裏からサポートする仕事です。事務職は一見、書類を作成する業務と思われていますが、本来は会社内で他の部署をサポートをする業務になります。
事務職の仕事① 書類作成・データ入力・保存
事務職の1つ目の仕事は、書類作成・データ入力・保存です。事務職という名前の由来は、書類作成・データ入力をするからです。書類作成では見積書、請求書、納品書などを作成し、データが発生したら入力を行います。また、現在はパソコンがあるので書類はすべてパソコンか、クラウドのいずれかに保存されます。
事務職の仕事➁ 社外からの電話・メール対応
事務職の2つ目の仕事は、社外からの電話・メール対応です。大きな会社になると、毎日膨大な数の電話・メールが届きます。事務職は自分たちで対応できるものは自分たちで対応します。担当に回した方がよいものは担当に回し振り分けます。
事務職の仕事➂ 来客の対応
事務職の3つ目の仕事は、来客の対応です。大きな会社だと、毎日多くの人たちが会社に訪れます。事務職は来客の受付をし、担当者に引き合わせます。
事務職の仕事④ 備品の管理・発注
事務職の4つ目の仕事は、備品の管理・発注です。会社では毎日たくさんの物が動いています。事務職は現在、社内にどれくらい備品があるのか管理し、不足していれば発注します。
事務職の仕事⑤ 郵便物の仕分け・発送
事務職の5つ目の仕事は、郵便物の仕分け・発送です。事務職は、社外から届いた郵便物を仕分けし担当部署に渡し、社外へ送る郵便物は発送します。
事務職の業界業種別の種類
事務職は業界業種別にはどんな種類の事務職があるのでしょうか。こちらで詳しくご紹介します。
一般事務とは？
一般事務とは、事務職の業界業種に関係がない一般的な事務職のことです。主に、データ入力・書類整理・電話対応等を行います。
「事務作業全般を行う仕事」というとわかりやすいかもしれません。未経験からでもスタートできますが、最低限のパソコンスキルは求められるため、操作に不慣れな方には少々難易度が高くなるでしょう。
OA事務と呼ばれることもありますが、比較的誰でも応募しやすい事務職です。ただ、会社の規模によっては部署が細かくわかれている場合があります。
またある程度のスキルが求められるケースもあり、そうなると経験者や有資格者のほうが有利になるでしょう。とはいえ、事務職のなかではもっとも求人数も多く人気が高いのが特徴です。
医療事務とは？
医療事務とは、病院・診療所・クリニックなど医療に関係する事務職のことです。患者さんの対応を主に行います。
たとえば、診察券の確認や会計、電話対応などが挙げられます。カルテを作ったり、入退院の手続きを行ったりするのも、医療事務の大切な役割です。
必要なスキルは求められないものの、医療業界という専門分野で働くので、一定の知識や経験は必要になります。そのため、経験者のほうが優遇されやすいでしょう。
実務未経験の方でも、資格を取得しておくと就職で有利になります。なお、同じ医療事務でも、歯科事務や調剤薬局事務など業態によって名称が異なります。
病棟事務とは？
病棟事務とは、病棟専属の事務職のことです。基本的に、仕事内容は医療事務と似ています。
受付・カルテ管理・備品の手配などを行い、ナースステーションに常在しているのが特徴です。「病棟クラーク」とも呼ばれており、医師や看護師が働きやすいように動くのが主な仕事内容になります。
そのため、医療事務とは役割が異なり、また勤務場所もより現場に近くなるので緊迫感があります。レセプト業務がないのも病棟事務の特徴のひとつでしょう。
専門的な仕事ですが、資格はとくに不要です。ただし、医療秘書技能検定試験や医事コンピュータ技能検定試験などの資格を持っていると役に立ちます。
介護事務とは？
介護事務とは、介護施設・介護事業所で、介護保険サービスに介護請求を行う事務職のことです。高齢化が進んでいる昨今、需要が伸びているのが介護事務です。
介護職のサポートはもちろん、レセプトや窓口対応、経理管理などを行い、介護に深く携わっているのが大きな特徴でしょう。患者さんがいるという面では医療事務と似ていますが、来院する患者さんに直接対応する医療事務と、介護施設や事業所などで働き、患者さんと接する機会が少ない介護事務では働き方や勤務場所もまったく異なります。
また、資格がなくても働けますが、経験・スキルはあったほうが役に立つでしょう。たとえば、介護事務管理士・ケアクラーク技能認定試験・介護報酬請求事務技能検定試験などです。
就職でも有利になり、即戦力としての活躍も期待できます。事務業務が多いことから、パソコンスキルももっていたほうが効果的でしょう。
学校事務とは？
学校事務とは、学校法人や教育機関の事務職のことです。小学校、中学校、高校、大学、専門学校などの教育機関や学校法人などで、事務職をメインに行うのが学校事務です。
学校の規模や種類によって仕事内容は異なりますが、一般的に窓口業務・入学願書受付・各種証明書の発行手続きといった業務が挙げられます。また配属される課によっても変わってくるため、比較的オールマイティな職種といえるでしょう。
とくに小中学校は、さまざまな業務を行います。たとえば、備品や教材の発注・管理をはじめ、人事・経理に関ること、そして受付業務です。
学校によっては学籍管理や生活サポート業務なども学校事務の一環になります。一方で大規模な学校はより細分化されており、学生生活に関する仕事や住居の紹介、就職支援なども仕事に含まれます。
必要なスキルは求められませんが、児童や学生と関わる機会が多いため、子ども好きであることが必須です。
ITサポート事務とは？
ITサポート事務とは、一般的な事務作業とエンジニア系の仕事の2つの業務を行う事務職のことです。専門性が高いイメージがありますが、エンジニアの代行として業務をこなすため、ITスキルがなくても働くことができます。
主な仕事内容は、書類作成・OA機器の管理・来客対応・電話／メール対応などが挙げられます。一般事務と大差がないように見えますが、システムやネットワークサーバーなどITに関するサポートをメインに行うため、蓋を開けるとまったく異なる仕事内容です。
Webアプリの開発など、高度な業務を担う必要はありません。ただIT業界に携わるため、経験や資格があるほうが未経験者よりも有利になるでしょう。
貿易事務とは？
貿易事務とは、貿易に関わる事務職のことです。輸出・輸入に関係する事務なので、非常に難易度が高く煩雑です。
貿易に関する企業で働くのが特徴で、ほかの事務職に比べて専門性が高く、語学力も求められるため、経験・スキルが重要になってきます。実務未経験・業界未経験でも採用してくれる企業は存在しますが、経験者のほうが優遇されやすいでしょう。
仕事内容は、貿易書類の作成・確認、出荷・輸送・通関などの手配、それらの管理などが挙げられます。海外との商品・サービスが主になるためリスクも高く、いかにスムーズに取引できるかが重要になってくるでしょう。
電話・メール対応も欠かせません。顧客は国内から海外まで幅広く、当然海外の顧客とは英語でやり取りすることになります。
資格は不要ですが、有資格者の方が就職の際では有利になります。貿易事務に役立つ資格は、貿易実務検定・通関士試験などがあります。
宅建事務とは？
宅建事務とは、重要事項説明と営業サポートの2つの業務を行う事務職のことです。不動産に関する事務作業を行うのが特徴です。
宅地建物取引士の資格を存分に活かすことができます。なかでも重要事項説明は、業務のなかでもとくに重要になります。
不動産の購入・賃貸を希望している顧客に重要事項の説明を行い、記名・押印をしてもらいます。またこの業務は宅建士に合格しているだけでなく宅建士の登録を行っていなければいけないため、難易度も高く経験やスキルが求められます。
営業サポートでは、来店客や問い合わせなどの対応をはじめ、広告物の作成やデータ管理などが主になります。「営業マンの裏方」というとわかりやすいかもしれません。
重要事項説明とは違い未経験でも対応できますが、やはり資格を有していたほうが役立つでしょう。また、事務職なのでパソコンスキルも求められます。
調剤薬局事務とは？
調剤薬局事務とは、調剤薬局で患者の受付・会計・処方箋などのデータ入力・調剤報酬請求を行う事務職のことです。資格がなくても働ける職種ですが、レセプトや処方箋を扱うため、実務経験があったほうが働きやすいでしょう。
資格は、調剤事務管理士・医療保険調剤報酬事務士・調剤事務実務士などが挙げられます。また患者さんと直接接するため、対応業務や会計業務なども欠かせません。
病院・クリニックによっては薬剤師のサポートを任される場合もあるでしょう。調剤薬局事務でもっともスキルが求められるのはレセプト業務です。
医療関連の職種には欠かせない業務のひとつですが、簡単に言うと保険者に診療報酬を請求する業務を意味します。診察報酬明細書とも呼ばれており、カルテをもとにレセプトを作成していきます。
さらに、レセプトを作成するためにレセプトコンピューターへの入力も必要です。さまざまな薬剤があるからこそ、正確性も求められるでしょう。
法律事務所のパラリーガルとは？
法律事務所のパラリーガルとは、弁護士のアシスタントを行う事務職のことです。パラリーガルは別名「法律事務員」ともいいます。
パラリーガルは、アメリカで誕生した職種です。たとえば、契約書・遺言書の作成や資料探しなどが挙げられます。
ただし、法律事務所の規模によっては電話やメール、スケジュール調整なども業務に含まれます。ようするに、秘書がパラリーガルを受けもつ場合もあります。
そのほか、法令・判例・訴訟関係などの調査や登記・破産の手続きもパラリーガルの大切な仕事のひとつです。また日本とアメリカでは、重要性もまったく異なります。
日本では資格がなくても業務に就けますが、アメリカでは高い専門性が求められます。そのため、大学や専門学校では養成する環境も整っているのが特徴です。
法律家協会の認定も必要になるでしょう。より有利に転職・就職するなら、行政書士・司法書士などの国家資格や、秘書検定・TOEICといった民間資格があると安心です。
もちろん、法律事務所に関する情報収集も欠かせません。
事務職に求められるスキル
事務職には一体どんなスキルが求められるのでしょうか。こちらで詳しくご紹介します。
基本的なビジネスマナー
どんな事務職でも基本的なビジネスマナーは必要です。基本的なビジネスマナーとは、きちんとあいさつができたり、清潔だったり、身だしなみが整っていたり、常識のある言葉遣いができていたり、きちんと約束を守れたりなどです。基本的なビジネスマナーができてないと、どんな事務職にもつくことはできないでしょう。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力とは、ある程度どんな人とも話を合わせることができる能力のことです。工場作業員やエンジニアであれば、コミュニケーション能力が0でも問題ありません。ところが事務職は、日々いろんな人たちと会話をしたり、やり取りをしなければなりません。いろんな人たちと合わせる能力がないと事務職はきついでしょう。
パソコンで作業ができるスキル
パソコンで作業ができるスキルとは、一般的にオフィスソフトくらいは操作できるスキルのことです。事務職をやるなら最低ワード・エクセル・パワーポイントくらいはできた方がよいでしょう。
まとめ
今回は、事務職の業界別の種類についてご紹介しました。事務職の種類は、今回ご紹介しただけではありません。いろんな業界業種があり、まだまだたくさんの事務職があります。ぜひ、興味がある業界があれば、事務職に挑戦してみてはいかがでしょうか。
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